نوع کاغذ و گرماژ انتخابی تأثیر زیادی بر هزینه نهایی چاپ دارد. برای سربرگ‌ها معمولاً از کاغذ تحریر ۸۰ یا ۱۰۰ گرمی استفاده می‌شود زیرا هم سبک است و هم قابلیت چاپ مجدد در پرینتر اداری را دارد. در کارت ویزیت و فولدر از مقواهای گلاسه، مات یا کرافت با گرماژ ۲۵۰ تا ۳۵۰ گرم بهره گرفته می‌شود که علاوه بر ضخامت بیشتر، جلوه بصری بهتری دارد. استفاده از کاغذهای خارجی مانند فابریانو یا کانسون می‌تواند هزینه‌ها را تا دو برابر افزایش دهد، ولی حس لوکس و حرفه‌ای‌تری منتقل می‌کند. رنگ زمینه کاغذ نیز در میزان مصرف مرکب اثر می‌گذارد، زیرا چاپ روی زمینه تیره نیازمند مرکب بیشتر و روکش مخصوص است. برخی شرکت‌ها به‌جای کاهش کیفیت کاغذ، تیراژ سفارش را کمتر انتخاب می‌کنند تا تعادل میان هزینه و کیفیت برقرار شود. در بازار امروز، کاربران می‌توانند در پلتفرم‌های چاپ آنلاین به‌صورت مستقیم گرماژ و نوع کاغذ را انتخاب کرده و تأثیر آن بر قیمت نهایی را مشاهده کنند. بنابراین شناخت درست ویژگی‌های کاغذ در تصمیم‌گیری مالی نقش اساسی دارد.

طراحی گرافیکی یکی از بخش‌های تعیین‌کننده در قیمت چاپ ست اداری است زیرا طراحی اختصاصی نیاز به زمان، تخصص و درک دقیق از برند دارد. هزینه طراحی معمولاً جدا از چاپ محاسبه می‌شود اما در بسیاری از چاپخانه‌ها، بسته‌های طراحی و چاپ به‌صورت ترکیبی ارائه می‌گردند تا روند کار برای مشتری ساده‌تر شود. طراحی حرفه‌ای که شامل تنظیم رنگ سازمانی، جایگاه دقیق لوگو، انتخاب قلم و رعایت قواعد چاپ است، کیفیت نهایی را تضمین می‌کند و اگر اشتباه طراحی وجود داشته باشد، می‌تواند باعث دوباره‌کاری پرهزینه شود. خدمات تکمیلی مانند استفاده از سلفون مات یا براق، برجسته‌سازی لوگو، طلاکوب و چاپ UV موضعی نیز علاوه بر زیبایی، حس لوکس بودن را منتقل می‌کنند. هرکدام از این فرآیندها هزینه اضافه‌ای معادل ۱۰ تا ۳۰ درصد قیمت پایه دارند اما ارزش ادراکی محصول را چند برابر افزایش می‌دهند. شرکت‌هایی که به دنبال اولین برداشت قوی در ذهن مشتری هستند، معمولاً در این بخش سرمایه‌گذاری بیشتری می‌کنند زیرا می‌دانند که ظاهر ست اداری بازتابی مستقیم از هویت برند است.